ビジネスメールの6つの基本ルール

ビジネスメールの6つの基本ルール

みなさんはスマートなメールを社外や社内の人に出すことができますでしょうか？

プライベートのメールやLINEと違って、ビジネスメールにはマナーがあるのです。

ここでは件名と本文の書き方に絞って、6つの基本ルールを紹介していきます。簡単に覚えられるものなので、しっかりマスターしましょう。

1.件名は用件がひと目でわかるように書く
ビジネスメールでは件名がとても大切な意味を持っています。ビジネスパーソンの多くは、件名だけを見て、その重要度や内容を予測し、優先順位を付けてメールをチェックしていくことが多いからです。

件名にはそのメールの用件がひと目でわかるような言葉を書くのがルールと覚えておいてください。また、メールをあとから見返すときに、件名で検索をするというケースが多々あるでしょう。検索をしやすい言葉を使うと親切でしょう。

携帯のメールでは、「おはよう」「ありがとう」などと挨拶を件名にする人も多いようですが、これは絶対にNGです。

ビジネスメールで、件名に「おはようございます」「お世話になっております」「ありがとうございました」といった挨拶を書くと、最悪の場合、迷惑メールだと思われて、読んでもらえない可能性があります。

2.本文の最初には必ず宛名を書く

メールの本文の最初に必ず宛名を書きます。いきなり用件から入ってはNGです。

社外の人にメールをするときには「会社名」「部署名」「名前」という順番で書くのが基本です。相手が役職者なら「役職」を部署名の後ろに書いてください。

もちろん、名前の後ろには「様」と付けます。部署名などの切りのいいところで改行をするのもポイントになります。

社内の人にメールをするときは、「会社名」や「部署名」はいらないです。

「姓」だけを「さん」付け、もしくは「役職」を付けて書くのが一般的になります。

「●●さん」「●●課長」などといった形です。

3.宛名に続いて始めの挨拶文を書く

宛名の次には、始めの挨拶文を書きましょう。

挨拶文にはみんなが使うごくごく一般的な定型文があり、いちいち考える必要はないです。

メールの相手が社外の人なら、「いつもお世話になっております」と始めに「自分の会社名」と「自分の名前」を名乗れば基本OKです。

社内の人には「お疲れ様です」と始めて、「自分の部署名」「自分の名前」という順番で書くのがシンプルでしょう。自分の名前はフルネームでも姓のみでもOKです。

アレンジが必要になるのは初めての相手にメールをするときと、しばらく連絡を取っていなかった相手にメールをするときくらいになるでしょう。

初めてのメールの場合は「初めてメールをさせていただきます」「初めてご連絡をさせていただきます」などと書きます。

久しぶりに連絡を取る場合は「大変ご無沙汰しております」という挨拶を使うのが基本になります。

4.用件は短く簡潔に書く

メールのメイン部分である用件はとにかく短く、簡潔にまとめることが大切になります。

ダラダラと自分勝手に書くのではなく、伝えるべき内容だけを整理して、相手がひと目で理解できるように書きましょう。

用件のポイントを最初に書いて、そのあとに詳細や補足事項を書いていくと読みやすいメールになるでしょう。また、適切なところで改行したり、1行空けて段落を作るなど、見栄えにも注意しましょう。

5.文末に締めの挨拶文を書く

用件を書き終えたら、締めの挨拶文を書きましょう。

通常は「何卒よろしくお願いいたします」でOKです。

そのほか、確認や検討を依頼するときは、「ご確認の程、何卒よろしくお願いいたします」「ご検討の程、何卒よろしくお願いいたします」などといった形にアレンジしましょう。

6.署名。シグネチャーを書く

「署名」「シグネチャー」とは、メールの末尾に記載する、自分の会社名や氏名、連絡先のことになります。

通常は、「会社名」「部署名」「名前」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記載します。会社のWebサイトのURLを記載するケースも多いです。

ほとんどのメールソフトには、一度設定しておけばクリックするだけで署名を入力できる機能が付いてます。署名の形式や内容は、会社によって決まっていることが多いので、同僚の署名をまねて設定しておくのがおすすめになります。