知っておきたいメールについての用語と使い方

知っておきたいメールについての

用語と使い方

今回は、オフィスワークや事務の仕事をしているとよく出くわすメール用語について紹介します。

上司や同僚、取引先の人にいわれたときに、「？？？」とならないようにぜひチェックしましょう。

CC、BCCってなに？どんなときに使うのか？

メールは「宛先（TO）」に指定した人以外の複数の人にも、同時に送ることが可能。

このときに使うのが「CC」「BCC」という機能になります。

CCは「カーボンコピー」、BCCは「ブラインドカーボンコピー」の略になります。

メール作成画面にあるCC、BCCの欄にメールアドレスを入力することで、宛先に指定した人以外にもそのメールのコピーを送ることができるのです。

CCとBCCの違いは、他のメール受信者にメールアドレスが通知されるかどうかになります。

CCに入力されたメールアドレスは他の受信者に通知されますが、BCCに入力されたメールアドレスは他の受信者には通知されないのです。

CC、BCCには、「メインの宛先ではないが、メールの用件を参考までに知っておいてほしい人」を指定するのが通常で、オフィスワークや事務職をしていると、上司や関係者をCCに指定してメールをすることが頻繁にあるでしょう。

添付ファイルってなに？

メールには書類や画像のファイルなどを付けて送ることもできます。

ファイルをメールに貼り付けることを「添付」といい、添付されたファイルを「添付ファイル」と呼んでいます。

オフィスワークや事務職をしていると、ファイルをメールに添付してやり取りすることが頻繁にあります。

上司や同僚、取引先の人などから、「見積書、添付ファイルで送ったから」「請求書は添付で送って」などといわれたときに戸惑わないように覚えましょう。

また、ファイルをメールに添付する際には、そのファイルの容量に注意が必要になります。容量が大きすぎると、メールの送受信に時間がかかってしまったり、相手のメールボックスがいっぱいになってそれ以上のメールを受信できなくなったりすることがあるからです。

添付ファイルの容量は、基本、3MB程度が上限と考えておいてください。